No dia 16 de julho de 2024, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD, publicou a Resolução n.º 18, que aprova o Regulamento sobre a atuação do Encarregado pelo tratamento de dados pessoais.
O Encarregado é responsável pela conformidade da Lei Geral de Proteção de Dados. A Resolução publicada pela ANPD elenca diretrizes sobre os deveres do encarregado, forma de nomeação e publicização de contato, além de outros pontos que serão analisados a seguir.
- Obrigatoriedade de nomeação por ato formal
O art. 3° da Resolução prevê a necessidade da indicação do encarregado de dados por meio de ato formal do agente de tratamento. Na prática, isso significa um documento escrito, datado e assinado, que poderá ser requerido pela ANPD, a qualquer momento.
Nesse ponto, percebe-se que a necessidade de formalização do documento, possui fins comprobatórios em caso de fiscalização pela Autoridade. Com isso, resta evidente que, não basta que seja indicado o Encarregado somente no website ou Políticas internas da organização, é essencial que tenha um documento próprio que comprove a nomeação.
- Encarregado Substituto
A Resolução prevê ainda que as organizações deverão nomear um Encarregado Substituto, o qual atuará em caso de ausência, impedimento ou vacância do Encarregado.
O regramento consiste em estabelecer que as demandas referentes à proteção de dados, como a garantia de atendimento dos titulares e eventuais requisições da ANPD, não sejam prejudicadas em razão de eventual ausência do Encarregado. De fato, a atuação do Encarregado de Dados não pode parar.
- Publicação da Identidade do Encarregado
Em conformidade com os regramentos da LGPD, o art. 9º da Resolução prevê que a identidade e informações de contato do Encarregado sejam publicadas no sítio eletrônico do agente de tratamento.
Nesse sentido, requisitos mínimos foram exigidos pela ANPD, como nome completo, caso o encarregado seja pessoa física e, em caso de nomeação de pessoa jurídica, deve ser incluído, complementarmente, o nome da pessoa natural por ela responsável.
O ponto requer muita atenção, isto porque, muitas organizações possivelmente terão que revistar seus sítios eletrônicos para inclusão dos nomes de responsáveis pelas pessoas jurídicas já nomeadas.
- Deveres dos Agentes de Tratamento
Com a nova Resolução, a ANPD demonstra o dever das organizações em viabilizar o pleno exercício das funções do Encarregado. Para tanto, caberá aos agentes de tratamento fornecer ao Encarregado todos os meios para que este possa exercer suas atribuições, inclusive, garantir que o profissional tenha acesso aos responsáveis pelas tomadas de decisões dentro da organização.
Portanto, é notável a importância de participação da alta administração dentro das organizações para que o Encarregado possa realizar suas atividades sem resistências internas.
- Atribuições do Encarregado
A Resolução estabelece as atividades e atribuições do encarregado, sendo destacado que, além das disposições já constantes na LGPD, no recebimento de comunicações pela ANPD, caberá ao Encarregado encaminhar a solicitação internamente na organização para as áreas envolvidas, prestar assistência à organização e indicar o responsável da organização à ANPD em processos administrativos, caso não seja realizada pelo encarregado.
Demonstra-se, mais uma vez, a responsabilidade dos agentes de tratamento pela tomada de decisão, cabendo ao encarregado auxiliar e orientar a conformidade relativa as normas de proteção de dados.
- Situações que podem caracterizar conflito de interesses
O conflito de interesses corresponde a qualquer situação que possa prejudicar o julgamento objetivo do Encarregado, podendo ser caracterizado em situações que conflitem as atribuições exercidas internamente em um agente de tratamento ou no exercício da atividade de encarregado em agentes de tratamento distintos; ou ainda, em razão do acúmulo de atividades de encarregado com outras que demandem tomada de decisões estratégicas pelo controlador.
Caberá as organizações analisar se as decisões estratégicas não esbarram em algum conflito de interesse em potencial, isto porque, eventual constatação de conflito de interesses, pode resultar em sanção ao agente de tratamento, isto é, à organização.
- Conclusão
Assim, embora a figura do Encarregado de Dados já esteja prevista na Lei Geral de Proteção de Dados, a Resolução n.º 18, cujo cumprimento é obrigatório pelos agentes de tratamento, estabeleceu regramentos complementares e pormenorizados sobre a atuação prática do Encarregado nas organizações e, com isso, evidenciou a necessidade de os agentes de tratamento estarem alinhados com o tema.
Por Laura Nanini Batista
Advogada Direito Digital
